1. Template Personalizado (Merge Fields)
O que é:
O Template Personalizado permite que você use um documento base (template) contendo campos inteligentes que são automaticamente preenchidos com dados específicos de cada destinatário. Os dados vêm de uma planilha CSV que você importa no sistema.
Como funciona:
1. Você cria ou seleciona um template com campos variáveis (ex: {{nome}}, {{cpf}}, {{cargo}}, {{salario}})
2. Faz upload de um arquivo CSV contendo uma linha para cada destinatário com os valores correspondentes
3. O sistema gera automaticamente um documento único para cada pessoa, substituindo os campos pelos dados reais
Exemplos práticos:
- Contratos de trabalho: Template com campos para nome do funcionário, CPF, cargo, departamento, salário e data de admissão. Cada colaborador recebe seu contrato personalizado.
- Contratos de prestação de serviço: Nome do cliente, CNPJ, endereço, valor do serviço, prazo de execução.
- Termos de adesão a benefícios: Nome do colaborador, plano escolhido, valor de desconto em folha.
- Acordos de confidencialidade (NDA) personalizados: Nome da parte, empresa que representa, área de atuação no projeto.
- Propostas comerciais: Nome do prospect, empresa, valor proposto, condições específicas negociadas.
Quando usar:
Sempre que cada destinatário precisar de um documento com informações específicas e únicas, mas seguindo a mesma estrutura base.
---
2. Dividir Páginas do PDF (PDF Split)
O que é:
Esta opção permite que você envie um único arquivo PDF contendo múltiplas páginas, onde cada página será enviada separadamente para um destinatário diferente. O sistema "fatia" o PDF e distribui automaticamente.
Como funciona:
1. Você prepara um PDF onde cada página corresponde a um destinatário
2. Faz upload de um CSV com a lista de destinatários na mesma ordem das páginas
3. A página 1 vai para o destinatário 1, página 2 para o destinatário 2, e assim por diante
Exemplos práticos:
- Holerites/Contracheques: O sistema de RH exporta todos os holerites do mês em um único PDF. Cada página é o contracheque de um funcionário diferente.
- Faturas mensais: Sistema financeiro gera um PDF consolidado com todas as faturas de clientes. Cada página é a fatura de um cliente.
- Extratos bancários ou de investimentos: Documento consolidado onde cada página é o extrato individual de um correntista ou investidor.
- Notas fiscais: Lote de NFs geradas pelo ERP em arquivo único.
- Comprovantes de rendimentos para IR: Informe de rendimentos de cada colaborador em PDF único.
- Boletos bancários: Arquivo PDF com múltiplos boletos, um por página.
Quando usar:
Quando seu sistema já gera documentos em lote em um único PDF e você precisa distribuir cada página para seu respectivo destinatário.
---
3. Pacote de Arquivos (ZIP Bundle)
O que é:
O Pacote de Arquivos permite que você envie um arquivo ZIP contendo múltiplos documentos individuais, onde cada arquivo dentro do ZIP será enviado para um destinatário específico. Ideal quando os documentos já estão prontos e separados.
Como funciona:
1. Você prepara um arquivo ZIP contendo um documento por destinatário
2. Os arquivos são nomeados de forma a identificar o destinatário (ex: [email protected] ou 12345678900.pdf)
3. O sistema mapeia cada arquivo ao destinatário correspondente e envia automaticamente
Exemplos práticos:
- Certificados de conclusão de curso: Cada certificado já está pronto com nome, carga horária e data. Arquivos nomeados pelo email ou CPF do aluno.
- Laudos técnicos personalizados: Laudos de inspeção predial, cada um específico para um condomínio ou unidade.
- Relatórios individuais de desempenho: Avaliações de performance já geradas pelo sistema de RH.
- Apólices de seguro: Cada apólice já está pronta e personalizada para o segurado.
- Documentos jurídicos individualizados: Procurações, declarações ou termos já elaborados por advogados para cada cliente.
- Propostas comerciais elaboradas: Quando cada proposta foi criada manualmente com detalhes específicos.
Quando usar:
Quando você já possui documentos prontos e individualizados que foram gerados por outro sistema ou criados manualmente, e precisa apenas distribuí-los para assinatura.
---
4. Mesmo para Todos (Same Document)
O que é:
A opção mais simples: envia exatamente o mesmo documento, sem nenhuma alteração, para todos os destinatários da sua lista. Todos recebem uma cópia idêntica.
Como funciona:
1. Você faz upload de um único documento
2. Faz upload de um CSV com a lista de destinatários
3. Cada pessoa recebe o mesmo documento para assinar
Exemplos práticos:
- Políticas corporativas: Política de segurança da informação, código de ética, política de privacidade LGPD que todos os funcionários precisam assinar.
- Comunicados oficiais: Comunicado de mudança de benefícios, alteração de horário de trabalho, aviso de férias coletivas.
- Termos de uso e aceite: Termos de uso de sistemas internos, aceite de regulamentos.
- NDAs genéricos: Acordo de confidencialidade padrão onde o conteúdo é o mesmo para todos.
- Aditivos contratuais coletivos: Quando uma cláusula muda igualmente para todos os contratos.
- Declarações de ciência: Declaração de que o colaborador tomou ciência de um procedimento ou norma.
- Convocações: Convocação para assembleia, reunião obrigatória ou treinamento.
- Regulamentos: Regulamento de promoções, campanhas de incentivo, uso de equipamentos.
Quando usar:
Quando o conteúdo do documento é universal e não requer nenhuma personalização por destinatário.
---
Resumo Comparativo
| Tipo | Documento | Dados Variáveis | Caso de Uso Principal |
|------------------------|--------------------------|------------------|----------------------------------------|
| Template Personalizado | Um template base | Sim, via CSV | Contratos e formulários personalizados |
| Dividir Páginas | Um PDF multi-páginas | Não | Holerites, faturas em lote |
| Pacote de Arquivos | Múltiplos arquivos (ZIP) | Já estão prontos | Certificados, documentos pré-gerados |
| Mesmo para Todos | Um documento único | Não | Políticas, comunicados, NDAs padrão |
---