Como Fazer Envios em Massa de Documentos
O que é envio em massa
Envio em massa permite enviar documentos personalizados para múltiplos destinatários de uma vez. Cada pessoa recebe um documento único com seus dados preenchidos automaticamente.
Tipos de envio em Lote
Há 4 tipos de envio em lote disponíveis. Para cada situação, um envio específico.
São esses:
Template Personalizado
Dividir Páginas de PDF
Pacote de Arquivos
Mesmo para Todos
Quando usar o envio em lote
Contratos em volume com dados diferentes
Formulários personalizados para múltiplos destinatários
Campanhas de assinatura
Processos em lote regulares
Quando usar cada tipo de envio
Template Personalizado
Usar um template personalizado com campos inteligentes preenchidos a partir dos dados do arquivo csv.
Ideal para contratos, acordos e formulários que precisam de dados personalizados
Dividir Páginas de PDF
Enviar um PDF com várias páginas, sendo cada página para um destinatário único.
Ideal para holerites, faturas ou extratos consolidados em um único PDF
Pacote de Arquivos
Enviar um arquivo zip contendo um documento para cada destinatário.
Ideal quando cada destinatário precisa de um documento único, pré-gerado
Mesmo para Todos
Enviar o mesmo documento para os destinatários.
Ideal para políticas, comunicados ou NDAs idênticos para todos
Como preparar o arquivo CSV
Requisitos:
Formato: CSV (.csv)
Colunas obrigatórias: Nome e Email
Máximo: 999 destinatários por envio
Exemplo de estrutura:
Nome,Email,Empresa,Cargo João Silva,[email protected],Tech Corp,Gerente Maria Santos,[email protected],Inovação Ltda,Diretora
Como criar um envio em lote
Passo 1. Acesse "Envios em Lote"
Passo 2. Clique em "Criar Envio em Lote"
Passo 3. Selecione um Tipo de Envio:
Personalizado
Dividir Páginas do PDF
Pacote de Arquivos
Mesmo para Todos
Tipo 1. Personalizado
Passo 1: Faça upload do arquivo CSV
Passo 2: Mapeie as colunas do CSV aos campos do documento
Passo 3: Revise as amostras geradas
Passo 4: Clique em "Lançar Envio em Lote"
Tipo 2. Dividir Páginas de PDF
Passo 1: Faça upload do arquivo PDF
Passo 2: Adicione um título para o envio em lote
Passo 3: Clique em "Continue"
Passo 4: Escolha como as páginas devem ser atribuídas:
Sequencial: Página 1 -> Destinatário 1; Página 2 -> Destinatário 2, etc
Coluna de Página no CSV: Seu CSV inclui uma coluna "Page" para especificar qual página para cada destinatário recebe
*Caso não tenha um arquivo CSV, clique em baixar modelo.
Passo 5: Confirmar número de destinatário
Passo 6: Pré-visualização - Confirmar mapeamento
Passo 7: Visualizar as Amostras e clicar em continuar
Passo 8: Revise sua configuração de envio em lote antes de lançar
Passo 9: Após revisado, clicar em "Lançar Envio em Lote"
Tipo 3. Pacote de Arquivos
Passo 1: Faça upload do arquivo ZIP
Passo 2: Mapeie as colunas do CSV aos campos do documento
Passo 3: Revise as amostras geradas
Passo 4: Clique em "Lançar Envio em Lote"
Tipo 4. Mesmo para Todos
Passo 1: Faça upload do arquivo PDF ou DOCX (máximo de 50 MB)
Passo 2: Adicionar os destinatários. Há duas formas: enviar o arquivo CSV ou inserir manualmente
Enviar o arquivo CSV
Inserir manualmente:
Passo 3: Revise as amostras geradas
Passo 4: Confirmar mapeamento de colunas
Passo 5: Revisar o envio
Passo 6: Clique em "Lançar Envio em Lote"
Monitorar progresso
Veja a barra de progresso em tempo real
Acompanhe quantos documentos foram enviados
Verifique o status de cada documento individual
Lidar com falhas
Veja quais documentos falharam
Clique em "Retentar Falhados" para reenviar
Corrija o CSV e crie um novo envio se necessário
Dicas
Teste com poucos destinatários primeiro
Valide os dados do CSV antes de fazer upload
Sempre revise as amostras geradas
Use templates bem estruturados